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　　各有關(guān)單位：

　　為規(guī)范鹽田區(qū)檔案信息綜合管理平臺中文件、檔案、資料的著錄工作，更好地開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案館的檔案信息資源共享，特制訂《鹽田區(qū)檔案信息綜合管理平臺著錄規(guī)則》，請遵照執(zhí)行。

　　鹽田區(qū)檔案局（館）

　　2018年8月6日

　　鹽田區(qū)檔案信息綜合管理平臺著錄規(guī)則

　　1適用范圍

　　1.1 內(nèi)容范圍：本規(guī)則規(guī)定了單個文件、案卷的元數(shù)據(jù)項目、標(biāo)識符號、采集信息源等著錄元素及著錄要求，適用于各類歸檔文件（含案卷、資料等）計算機(jī)機(jī)讀目錄的著錄工作。

　　1.2 應(yīng)用范圍：本規(guī)則適用于使用鹽田區(qū)檔案信息綜合管理平臺（以下簡稱區(qū)檔案管理平臺）的黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會團(tuán)體及其他單位。

　　2 參考標(biāo)準(zhǔn)

　　DA/T 46-2009 文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案

　　DA/T18-1999 檔案著錄規(guī)則

　　GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范

　　DA/T13-1994 檔號編制規(guī)則

　　DA/T 22-2015 歸檔文件整理規(guī)則

　　DA/T1-2000 檔案工作基本術(shù)語

　　GB/T 15418-2009檔案分類標(biāo)引規(guī)則

　　3 條文說明

　　3.1 符號說明

　　本規(guī)則所涉及的標(biāo)識符，如=、-、/、[ ]、?、:、( ) 等，在計算機(jī)著錄時，一律用半角輸入（頓號、書名號例外），即在計算機(jī)存儲時占用一個字節(jié)。各類符號作用如下：

　　3.2 著錄文字說明

　　一律用規(guī)范簡體漢字著錄，遇到繁體字、異體字、不規(guī)范簡體字，用規(guī)范簡體漢字代替，計算機(jī)字庫沒有的字用“？”代替。

　　3.3 著錄屬性說明

　　3.3.1 必錄項

　　因各類歸檔文件著錄項目存在差異，必錄項也有所不同，但一般應(yīng)保證以下必錄項：正題名、責(zé)任者、成文日期、年度、檔號構(gòu)成項、頁號或頁數(shù)、保管期限。與檔案內(nèi)容有關(guān)的當(dāng)事人姓名、當(dāng)事人身份證號、立檔單位名稱、立檔單位組織機(jī)構(gòu)代碼等也應(yīng)著錄齊全。

　　3.3.2 計算機(jī)采集項

　　對與歸檔文件有關(guān)的歷次操作、操作人、操作時間、操作人所屬部門、操作結(jié)果等管理過程元數(shù)據(jù)由計算機(jī)采集，背景及結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)、內(nèi)容元數(shù)據(jù)盡可能做到計算機(jī)采集，不能計算機(jī)采集的宜采用人工采集方式補(bǔ)齊。

　　區(qū)檔案管理平臺將以下著錄項目定為自動生成項：全宗號、全宗名稱、分類號、分類名稱、著錄人、著錄日期、檔號、項目號、案卷號、件號或卷內(nèi)文件順序號、立檔單位名稱、立檔單位組織機(jī)構(gòu)代碼、電子文件產(chǎn)生程序、電子文件名、文件格式、電子文件類別、文件大小等文件辦理或檔案管理過程產(chǎn)生的背景信息和技術(shù)元數(shù)據(jù)。

　　4 采集信息源

　　在進(jìn)行歸檔文件著錄時，從以下渠道獲取著錄信息：

　　4.1 采集元數(shù)據(jù)來源于被采集的歸檔文件、案卷。

　　4.2 單份文件采集時，主要依據(jù)封面、文頭、文件題名、文件內(nèi)容、文尾及印章、簽名等。

　　4.3 案卷采集時，主要依據(jù)案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、備考表及卷內(nèi)文件內(nèi)容等。

　　4.4 采集信息源不足時，參考其他有關(guān)檔案、資料。

　　5 著錄元素和著錄規(guī)則

　　5.1 題名項

　　題名是指表達(dá)檔案主題內(nèi)容、形式特征的名稱。

　　5.1.1 一般文件只有正題名，有些文件的題名由正題名、并列題名和副題名組成，其完整著錄格式為“正題名= 并列題名：副題名”。

　　5.1.1.1正題名

　　（1）正題名是文件、檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目，正題名一般照原文著錄。

　?。?）單份文件沒有題名的，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加 “[ ]”號。

　?。?）題名不能反映文件內(nèi)容的，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，并加“[ ]”號。

　　例：原文題名是“會議通知”，著錄時要根據(jù)通知內(nèi)容，將題名著錄為“會議通知[關(guān)于……的會議通知]”。

　?。?）文件內(nèi)容涉及的主要人名、地名、機(jī)構(gòu)名、產(chǎn)品名、事件名、證件號等應(yīng)在正題名后加“（ ）”進(jìn)行說明，多項同類內(nèi)容間用“/”分隔。

　　（5）報紙期刊類文件在著錄報紙期刊名稱及期數(shù)后，加 “（ ）”補(bǔ)充著錄該期每篇文章或若干篇主要文章的標(biāo)題，不同文章標(biāo)題間用“/”分隔。

　?。?）公證書、判決書等格式化文件，應(yīng)在文件題名后加“（ ）”，說明該文件的核心內(nèi)容。

　　例：文件題名是“公證書”，著錄時要注明公證事項，將題名著錄為“公證書（中國銀行XX支行與XX公司于2017年8月1日簽訂的抵押貸款合同）” 。

　　（7）音頻視頻檔案、照片檔案中出現(xiàn)的主要人物，應(yīng)在音頻視頻題名或單張照片題名中注明該人物的姓名、單位、職務(wù)及照片中所在位置。

　　5.1.1.2 并列題名

　　并列題名是以第二種語言文字書寫的與正題名對照出現(xiàn)的題名，并列題名與正題名一并著錄，與正題名間用“＝”連接。

　　例：現(xiàn)代科技對文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的影響=Impacts Of Modern Science And Technology On The Development Of Culture Industy

　　5.1.1.3 副題名

　　副題名是解釋或歸屬于正題名的另一題名，副題名與正題名一并照實著錄，與正題名間用“:”連接。

　　例：學(xué)習(xí)開陽經(jīng)驗，創(chuàng)建精品工程，推動我省大型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和管理水平上新臺階：廣東省省長黃華華在開陽高速公路建設(shè)經(jīng)驗推廣會上的講話

　　5.1.2 案卷題名、資料題名、附件題名及其它在文檔管理中出現(xiàn)的說明性題名參照5.1.1要求著錄。

　　5.1.3 同類活動形成的一系列文件單件歸檔時，應(yīng)在每份文件題名后加“（）”注明該活動的名稱。

　　5.2文件編號

　　文件編號是指文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個人賦予文件的順序號，如發(fā)文字號、營業(yè)執(zhí)照編號、組織機(jī)構(gòu)代碼、納稅編號、案件編號、學(xué)籍編號、科研試驗報告流水號、標(biāo)準(zhǔn)編號、圖紙圖號、報表編號、證書編號、書（刊）號、產(chǎn)品生產(chǎn)序列號等。

　　5.2.1 文件編號一般按原文著錄，同一文件著錄多個文件編號時，文件編號之間用“/”分隔。

　　5.2.2 文件編號中的年度統(tǒng)一用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

　　例：某單位檔案中文件編號出現(xiàn)“深檔[96]38號”、“深檔[1996]39號”，著錄時將年度統(tǒng)一為“[1996]”。

　　5.2.3 公文發(fā)文字號中的年度標(biāo)識符號統(tǒng)一用半角“[ ]”。

　　例：某單位檔案中文件編號出現(xiàn)“深檔[2004]24 號”、“深檔〔2004〕25 號”、“深檔﹙2004﹚26 號”，著錄時將年度標(biāo)識統(tǒng)一為“[ ]”。

　　5.2.4 公文發(fā)文字號的結(jié)構(gòu)形式統(tǒng)一為“機(jī)關(guān)代字[年度]發(fā)文順序號”。

　　例：某單位檔案中文件編號出現(xiàn)“深檔[80]4號”、“深檔〔1980〕05號”、“﹙80﹚深檔 6號”， 著錄時統(tǒng)一為“深檔[1980]4號、深檔[1980]5號、深檔[1980]6號”

　　5.3 責(zé)任者

　　責(zé)任者，是指對文件內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的組織機(jī)構(gòu)或個人,如文件形成者、證書審批機(jī)關(guān)、照片拍攝者、視頻攝錄者、圖表繪制者、書刊作者等。

　　5.3.1 責(zé)任者照實著錄，著錄多個責(zé)任者時，責(zé)任者之間用“/”隔開。組織機(jī)構(gòu)責(zé)任者應(yīng)著錄規(guī)范全稱，著錄時不應(yīng)出現(xiàn)空格。當(dāng)文件落款機(jī)構(gòu)名稱與印章不一致時，以印章機(jī)構(gòu)名稱為準(zhǔn)。

　　例 1：多個責(zé)任者：深圳市鹽田區(qū)人民政府辦公室/深圳市鹽田區(qū)工程事務(wù)局 。

　　例 2： 鹽田區(qū)人民政府辦公室，不能簡稱為“鹽田區(qū)府辦”或“區(qū)府辦”，而應(yīng)著錄為“深圳市鹽田區(qū)人民政府辦公室”。

　　5.3.2 文件未署名責(zé)任者，經(jīng)考證得出的責(zé)任者，加“[ ]”號，考證不出責(zé)任者或責(zé)任者考證根據(jù)不足的，加“？”號。

　　例 1： [沙頭角鎮(zhèn)政府？]

　　例 2： [？]

　　5.3.3 文件所署責(zé)任者為別名、筆名時，先按原文著錄，再將其真實名稱附后并加“( )”

　　例：(民國)魯迅(周樹人)

　　5.3.4 外國責(zé)任者，姓名前應(yīng)著錄各歷史時期易于識別的國名簡稱，其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名。必要時著錄姓氏原文和名的縮寫。國別、姓氏原文和名的縮寫均加“( )”。

　　例：(美)愛因斯坦(Einstein，A.)

　　5.4時間項

　　時間項是指文件、檔案、資料在形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計等過程所涉及的日期或時間。

　　5.4.1 成文日期：是指文件形成的時間，一般為文件落款日期。決議、決定、命令、法令、規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、條例等法規(guī)性文件為通過或發(fā)布日期，條約、合同、協(xié)議為簽署日期，學(xué)術(shù)論文為發(fā)表日期，照片、錄音、錄像為攝錄日期等。

　　5.4.1.1 成文日期用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位表示年（使用公元紀(jì)年），第5-6位表示月，第7-8位表示日。

　　5.4.1.2 文件中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日，應(yīng)換算為公元紀(jì)年著錄，并在“備注”中注明原文日期情況。

　　例：文件日期為“民國三十年八月十三日”，則在“成文日期”中著錄“19410813”。

　　5.4.1.3 同一文件多個日期或有起止日期的，著錄最晚的日期。沒有文件日期、文件日期不完整或日期字跡不清的，應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容、紙張?zhí)攸c、字跡特點、相關(guān)檔案年度、歸檔年度等要素綜合考證出日期。確實考證不出，可根據(jù)考證要素著錄近似年度，月日用“01”代替，并在“備注”中注明原文日期真實情況和考證情況。

　　例 1：某文件不知道形成日期，經(jīng)考證日期為“1986年3月12日”，則在“成文日期”項著錄“19860312”，并在“備注”中著錄“原文沒有日期，著錄日期為考證日期”。

　　例 2：某文件年度為“1971”年，沒有月日且無法考證，則在“成文日期”項著錄“19710101”，并在“備注”中著錄“原文月日不明，著錄日期為考證日期”。

　　例 3：某文件日期為“3月26日”，沒有年度，考證年度為“1992年”，則在“成文日期”項著錄日期為“19920326”， 并在“備注”中著錄“原文年度不明，著錄年度為考證年度”

　　5.4.2案卷著錄界面中的年度，著錄本卷卷內(nèi)文件成文日期中的最晚年度。

　　5.4.3 文件著錄界面中的時長用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，采用 24 小時制，時、分、秒均用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其間用“：”分隔，起止時間之間用“/”分隔。

　　例：某一活動錄像歸檔后的播放時間為5分18秒，在“時長”項著錄“00：05：18”。

　　5.4.4 照片、音視頻檔案的日期著錄原始影像或音頻視頻形成日期，而不是翻拍日期或刻錄光盤日期。

　　5.5 人名項

　　是指歸檔文件內(nèi)容當(dāng)事人的姓名，如納稅人、企業(yè)法人、被保險人、案件當(dāng)事人、事項經(jīng)辦人、產(chǎn)權(quán)人、聲像檔案中的主要人物、圖紙繪圖人等。

　　5.5.1 必要時應(yīng)在人名后用（ ）說明人物的職務(wù)、在照片中的位置等內(nèi)容，涉及多個人名時，用“/”分隔。

　　例 1：文件中主要人物的著錄：張三（深圳市某局局長） /李四（鹽田區(qū)某局局長）

　　例 2：照片中主要人物的著錄：深圳市某局局長張三（前排右三）/鹽田區(qū)某局局長李四（前排左二）

　　5.5.2 同一人名中間不應(yīng)有空格。

　　例：“黃芳”不能著錄為“黃 芳”

　　5.5.3 人名對檢索檔案至關(guān)重要，必須著錄準(zhǔn)確、齊全。如人名過多，在“人名”項著錄不完時，可在“備注”中繼續(xù)著錄。

　　5.6機(jī)構(gòu)項

　　是指與檔案內(nèi)容密切相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)名稱，如工商登記檔案的企業(yè)名稱、稅務(wù)檔案的納稅企業(yè)名稱、科研檔案的項目承擔(dān)單位名稱、行政許可檔案的當(dāng)事機(jī)構(gòu)、政府采購檔案的采購單位、基建檔案的建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位等。機(jī)構(gòu)名稱照實著錄，涉及多個機(jī)構(gòu)時，用“/”分隔。

　　5.7公開級別

　　是指文件、檔案、資料在區(qū)檔案管理平臺中的利用范圍等級，分為密件、內(nèi)部、國內(nèi)、公開四個等級，著錄時用漢字表示。“公開級別”等級按照國家、省市及本單位有關(guān)信息公開方面的規(guī)定，并結(jié)合 5.7.1 和 5.7.2 要求判定。

　　5.7.1 區(qū)檔案管理平臺為非涉密信息管理系統(tǒng)，嚴(yán)禁著錄上傳密件（指絕密、機(jī)密、秘密文件）。涉密檔案應(yīng)按規(guī)定著錄在涉密單機(jī)并妥善保存。對已升、降、解密的檔案，應(yīng)按最終公開級別重新著錄。

　　5.7.2 只對本單位人員公開的文件，公開級別著錄為“內(nèi)部”；可在區(qū)檔案管理平臺內(nèi)公開的文件，公開級別著錄為“國內(nèi)”；《中華人民共和國政府信息公開條例》規(guī)定公開的，可對社會公眾公開查閱的文件，公開級別著錄為“公開”。

　　5.8密級

　　指文件保密程度的等級,分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、國內(nèi)、公開六個級別。其中絕密、機(jī)密、秘密選項僅起系統(tǒng)管控作用，不可著錄上傳；內(nèi)部、國內(nèi)、公開三個等級參照 5.7 判定。

　　5.9頁數(shù)

　　是指歸檔文件的有效頁面數(shù)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，單件歸檔時一般為必錄項。案卷著錄界面中的頁數(shù)為本卷卷內(nèi)文件頁數(shù)之和。

　　5.10頁號

　　是指組卷歸檔時卷內(nèi)文件有效頁面的順序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。卷內(nèi)每份文件頁號分為開始頁號和結(jié)束頁號兩個著錄項，一個案卷內(nèi)的頁號不應(yīng)有空號。

　　5.11 地址項

　　是指文件內(nèi)容所涉及的地點，如城建檔案中的工程地、戶籍檔案中的居住地、婚姻（或人事）檔案中的出生地、房地產(chǎn)檔案中的房產(chǎn)座落、工商登記檔案中的企業(yè)地址等。照實著錄。

　　5.12 項目名稱

　　是指業(yè)務(wù)辦理過程中確定的事項名稱。如一個基建項目、審批項目、采購項目及按一人一檔、一車一檔、一企一檔、一案一檔、一房一檔等跨年度或動態(tài)形成的檔案，一般按項目整理歸檔。項目名稱照實著錄。

　　5.13 項目編號

　　是指歸檔項目代碼。同一立檔單位同類檔案中每個項目的編號應(yīng)唯一，項目編號采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

　　5.14 份數(shù)

　　是指立卷歸檔中每個案卷包含的卷內(nèi)文件的數(shù)量，一般用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

　　5.15 全宗名稱

　　指立檔單位名稱，在區(qū)檔案管理平臺中全宗名稱由系統(tǒng)自動生成。如單位更名應(yīng)及時通知區(qū)檔案局更改全宗名稱。

　　5.16全宗號

　　是指檔案館在管理檔案過程中，賦予每一個全宗的代碼。用字母加阿拉伯?dāng)?shù)字表示。全宗號由檔案館統(tǒng)一分配并在區(qū)檔案管理平臺中配置，配置后由系統(tǒng)自動生成。

　　5.17 檔案類別

　　歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。檔案門類名稱由區(qū)檔案局和立檔單位根據(jù)檔案實際情況共同研究確定，由區(qū)檔案局統(tǒng)一配置。

　　5.18 分類號

　　是指全宗內(nèi)文件、檔案、資料分類的代號。需根據(jù)《中國檔案分類法》和GB/T 15418-2009檔案分類標(biāo)引規(guī)則國家標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)規(guī)定著錄。

　　5.18.1 同一個全宗每類檔案均需編分類號，不能重號。

　　5.18.2 分類號由區(qū)檔案局和立檔單位根據(jù)檔案實際情況共同研究確定。

　　5.19 保管期限

　　是根據(jù)檔案價值確定的檔案保存年限，按歸檔時判定的檔案保管期限著錄。

　　5.20件號

　　是指單件歸檔時某類或某年度內(nèi)每份文件的排列順序號。件號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，在區(qū)檔案管理平臺中由系統(tǒng)自動生成。

　　5.21 案卷號

　　是指一個分類內(nèi)某個項目或某一年度下每個案卷的排列順序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，在區(qū)檔案管理平臺中由系統(tǒng)自動生成。

　　5.22 卷內(nèi)文件順序號

　　卷內(nèi)文件順序號是指立卷歸檔時同一案卷內(nèi)每份卷內(nèi)文件的排列順序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，區(qū)檔案管理平臺中由系統(tǒng)自動生成。

　　5.23檔號

　　是指以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼，檔號具有唯一性、穩(wěn)定性。在區(qū)檔案管理平臺中由系統(tǒng)自動生成，系統(tǒng)自動生成后，不可隨意修改。

　　5.24庫房位置

　　是指實體檔案存放的庫房編號、箱柜或密集架的編號，照實著錄。

　　5.25 載體類型

　　是指檔案信息物理存儲介質(zhì)的種類及其代碼，包括唱片（RCD）、膠片（FLM1）、膠卷（FLM2）、錄音帶（TP）、錄像帶（VTP）、硬盤（HD）、光盤（CD）等，載體類型用漢字表示，載體類型代碼用載體類型名稱的英文字母縮寫表示。

　　5.26 縮微號

　　是指文件、檔案、資料的縮微品編號，照實著錄。

　　5.27 摘要

　　是對文件、檔案、資料內(nèi)容的簡介，應(yīng)反映主要內(nèi)容、重要數(shù)據(jù)等，著錄時一般不超過300 字。

　　5.28 稿本

　　是指文件在撰寫、審核、印制過程中形成的在內(nèi)容、形式、作用上有所不同的文稿、文本。區(qū)檔案管理平臺中稿本分為“正本”、“草稿”、“其它”三個選項。

　　5.29 備注

　　用于記錄對文件、檔案、資料進(jìn)行解釋或補(bǔ)充說明的事項。

　　6 附則

　　6.1 為實現(xiàn)檔案一體化管理，各單位前端業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)宜參考本規(guī)則補(bǔ)充或修訂有關(guān)著錄字段，使有關(guān)字段著錄與本規(guī)則一致。

　　6.2 本規(guī)則由鹽田區(qū)檔案局負(fù)責(zé)解釋和修訂。

　　6.3 本規(guī)則自發(fā)布之日起執(zhí)行。