信息公告
關(guān)于對(duì)區(qū)屬單位2008年度檔案年末立卷工作檢查情況的通報(bào)
發(fā)布時(shí)間：2009-05-17
各街道辦事處，區(qū)直各單位，區(qū)屬各企事業(yè)單位：
為進(jìn)一步加強(qiáng)全區(qū)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高區(qū)屬單位檔案工作制度化、規(guī)范化管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)的規(guī)定及《關(guān)于對(duì)區(qū)屬單位文件材料歸檔情況進(jìn)行檢查的通知》（深鹽檔字[2009]1號(hào)）的要求，我局于2009年4月20日-5月6日，對(duì)區(qū)屬單位檔案年末立卷工作進(jìn)行了檢查。
考核檢查工作分四階段進(jìn)行：一是在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中對(duì)45個(gè)使用區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)的區(qū)直單位的情況進(jìn)行檢查。重點(diǎn)檢查了各單位檔案數(shù)據(jù)錄入情況、檔案收集齊全完整程度、檔案分類劃期情況等項(xiàng)目；二是對(duì)各街道辦事處、及其下屬文化站、圖書(shū)館的檔案年末立卷工作進(jìn)行全面檢查，并對(duì)社區(qū)工作站、居委會(huì)檔案進(jìn)行了隨機(jī)抽查；三是對(duì)區(qū)委宣傳部、區(qū)衛(wèi)生局下屬單位的檔案工作進(jìn)行抽查；四是抽查了部分區(qū)直機(jī)關(guān)單位的檔案案卷整理質(zhì)量、檔案保存情況，并根據(jù)區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)。
檢查組對(duì)93個(gè)受檢單位的文書(shū)、實(shí)物、照片、會(huì)計(jì)、審計(jì)等各門類的檔案整理歸檔工作進(jìn)行了考核評(píng)分，共檢查文書(shū)檔案永久8208件，30年3554件，10年12221件；實(shí)物檔案122件；照片檔案2563件；基建檔案356卷；會(huì)計(jì)檔案4210卷；審計(jì)檔案752件，考核了各單位檔案規(guī)范管理，安全存放等幾個(gè)方面情況。綜合被檢查的93個(gè)單位具體情況，有79個(gè)單位被評(píng)為優(yōu)秀，優(yōu)秀率為85%，有13個(gè)單位被評(píng)為合格，有1個(gè)單位未完成，區(qū)人民醫(yī)院今年有達(dá)標(biāo)任務(wù)，不參加評(píng)比?，F(xiàn)將檢查情況通報(bào)如下：
一、各單位領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案年末立卷整理工作均能按時(shí)完成。
從檢查的情況來(lái)看，今年的全區(qū)檔案年末立卷整理工作整體水平又有較大提高，優(yōu)秀率達(dá)到了85％。由此可見(jiàn)，各單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作都很重視，對(duì)本單位的檔案工作都給予了大力支持。如沙頭角街道辦、海山街道辦、區(qū)紀(jì)委、區(qū)委組織部、區(qū)委宣傳部、區(qū)人大辦、財(cái)政局、人力局、審計(jì)局、教育局、衛(wèi)生局、城管局、農(nóng)林水務(wù)局、機(jī)關(guān)事務(wù)局、婦聯(lián)、采購(gòu)中心、財(cái)務(wù)中心等單位的領(lǐng)導(dǎo)，多年來(lái)一直把檔案管理作為機(jī)關(guān)重要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作來(lái)抓，認(rèn)真落實(shí)了檔案管理責(zé)任制，抓好制度建設(shè)，注重檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)，在人力、物力上給予較大的支持，使本單位檔案工作已形成規(guī)范化、制度化管理模式。沙頭角、海山街道辦領(lǐng)導(dǎo)抓好本單位的檔案管理工作的同時(shí)，積極支持下屬基層單位檔案工作，鼓勵(lì)督促并重，使本系統(tǒng)所有單位的檔案管理工作成績(jī)得到鞏固和發(fā)展。
二、檔案人員鉆研業(yè)務(wù)，檔案工作質(zhì)量明顯提高。
從這次檢查的情況看，大多數(shù)單位的檔案人員工作責(zé)任心強(qiáng)，在身兼數(shù)職的情況下，認(rèn)真收集和整理本單位各類材料，加班加點(diǎn)、兢兢業(yè)業(yè)的完成2008年度檔案年末立卷工作。對(duì)檔案工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，在檔案業(yè)務(wù)上做到虛心好學(xué)，使本單位各類載體文件材料的收集、鑒定、劃期、整理和文件匯編等整體質(zhì)量，一直保持較高水平。如沙頭角街道辦廖國(guó)強(qiáng)、海山街道辦羅慧晶、區(qū)委宣傳部張曉琳、區(qū)委政法委徐慧、審計(jì)局秦麗芳、教育局邱學(xué)軍、衛(wèi)生局李創(chuàng)、城管局劉巧燕、人力局梁曼詠、財(cái)務(wù)結(jié)算中心呂雪婷、采購(gòu)中心黃英、區(qū)防洪排澇管理所李海燕等。此外，審計(jì)局的審計(jì)檔案、區(qū)財(cái)務(wù)中心的財(cái)務(wù)檔案、婚姻登記處的婚姻檔案、公證處的公證檔案等專業(yè)性較強(qiáng)的檔案整理也更加規(guī)范有序。全區(qū)大部分單位檔案人員能夠熟練運(yùn)用區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行文件歸檔處理和檔案的整理、檢索等，在使用電子檔案管理系統(tǒng)過(guò)程中積累了經(jīng)驗(yàn)，也為區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化、更新提供了很多意見(jiàn)和建議。
三、這次檢查存在的主要問(wèn)題。
一是個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，使本單位或下屬單位的檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度未能貫徹落實(shí)，沒(méi)有按時(shí)完成檔案年末立卷整理工作；
二是個(gè)別單位檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，怕苦怕累，不愿意做默默無(wú)聞的檔案整理工作，大量在平時(shí)工作中就能完成的工作，放在檢查的前幾天突擊進(jìn)行，敷衍了事，使檔案立卷質(zhì)量較差；
三是2008年是OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫連接后正式使用第一年，按照國(guó)家關(guān)于電子檔案歸檔采用“雙軌制”的規(guī)定，電子檔案歸檔時(shí)必須將一份紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔保存。在檢查過(guò)程中，有個(gè)別單位在電子文件的紙質(zhì)保存件里，沒(méi)有文件簽發(fā)人簽章，不符合檔案歸檔要求。
四是個(gè)別單位的檔案材料收集不齊全、劃期不準(zhǔn)確。主要表現(xiàn)在：將本單位業(yè)務(wù)工作中形成的文件和材料錯(cuò)誤的劃為短期保存，而上級(jí)部門的與本單位無(wú)關(guān)的文件和材料則劃為永久保存，對(duì)本單位非文件性質(zhì)的材料收集不全，本該集中歸檔保存的各項(xiàng)工作的材料仍然存放在各個(gè)科室，甚至在個(gè)人手中；
五是一些單位對(duì)重要會(huì)議、重要工作活動(dòng)及本單位領(lǐng)導(dǎo)任免等照片檔案均沒(méi)收集或收集不完整，缺少榮譽(yù)檔案照片，照片檔案整理不規(guī)范；
在檢查中，對(duì)存在以上這些問(wèn)題的單位，檢查組已明確提出，并限期改正。望有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，并采取切實(shí)措施加以改進(jìn)。
希望全區(qū)各單位在今后的檔案工作中能繼續(xù)堅(jiān)持貫徹和執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》，進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)本單位檔案管理工作的力度，檔案工作人員繼續(xù)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平，把我區(qū)檔案工作提高到新的水平。
鹽田區(qū)檔案局（館）
二○○九年五月十六日