信息公告
印發(fā)《關(guān)于檔案業(yè)務(wù)若干問題的處理意見》的通知
發(fā)布時(shí)間：2007-10-30
深鹽檔字〔2007〕13號(hào)
區(qū)屬各單位：
為了進(jìn)一步規(guī)范文件材料收集、整理和歸檔、移交工作，統(tǒng)一業(yè)務(wù)口徑，我們就實(shí)際工作中常見的業(yè)務(wù)問題進(jìn)行了研究，提出了統(tǒng)一的處理意見，現(xiàn)發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。在以后的工作中遇到的檔案業(yè)務(wù)問題，請(qǐng)及時(shí)反饋給我局（聯(lián)系電話：25226627）。
鹽田區(qū)檔案局（館）
二○○七年十月二十九日
關(guān)于檔案業(yè)務(wù)若干問題的處理意見
1、立檔單位電子文件的定稿和正本是否應(yīng)當(dāng)生成紙質(zhì)版本？是否應(yīng)當(dāng)在紙質(zhì)版正本上加蓋形成單位的印章，并由簽發(fā)人在紙質(zhì)版定稿上補(bǔ)簽名？能否用簽發(fā)人私章代替？
目前，必須實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的“雙軌制”模式，即各立檔單位除電子版本外，還應(yīng)當(dāng)將文件定稿和正本生成紙質(zhì)版本歸檔保存。紙質(zhì)版本應(yīng)當(dāng)加蓋形成單位印章，紙質(zhì)版定稿應(yīng)當(dāng)由簽發(fā)人補(bǔ)簽名，或者用簽發(fā)人私章代替簽名。
2、歸檔的涉密文件如何整理？
歸檔的涉密文件和非涉密文件分開整理，整理方法相同。不同的保管期限的涉密文件，分別接在非涉密文件相應(yīng)保管期限之后連接編號(hào)，并和非涉密文件一起編制歸檔文件目錄，在目錄的“備注”欄標(biāo)明密級(jí)。但涉密文件單獨(dú)裝盒，并在檔案盒背脊的最上端標(biāo)明“涉密”字樣。
3、數(shù)碼照片如何歸檔？
每次活動(dòng)后，要及時(shí)把數(shù)碼照片刻成光盤，同時(shí)要加曬一套紙質(zhì)照片歸檔。
4、新的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書保管期限規(guī)定》頒布后，其他各類檔案的保管期限如何劃定？
除文書檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按照新的規(guī)定劃分為永久、定期（30年、10年）以外，其他各類檔案仍執(zhí)行國家原有相關(guān)規(guī)定。
5、某年度檔案整理編目完畢后，又有新的文件需要?dú)w檔的，如何處理？
按原有的整理方法進(jìn)行整理，接在當(dāng)年相應(yīng)保管期限的檔案之后編件號(hào)或案卷號(hào)。
6、填寫檔案盒和檔號(hào)章時(shí)應(yīng)使用何種字跡材料？
應(yīng)使用黑色字跡的材料，但已使用其他顏色字跡材料填寫的不必改動(dòng)，保持原有字跡的連續(xù)性、統(tǒng)一性。
7、如何正確填寫備考表？
“說明”：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，盒內(nèi)文件有復(fù)印件的也應(yīng)注明。如沒有上述特殊情況，此欄不必填寫；整理好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由檔案管理人員填寫，并簽名、標(biāo)注時(shí)間。
“整理人（立卷人）”、“檢查人”、“時(shí)間”：由責(zé)任整理者和整理質(zhì)量審核者簽名，并標(biāo)注時(shí)間。檔案形成單位委托他人整理的檔案，經(jīng)檢查合格后由檔案形成單位檔案管理人員、有關(guān)負(fù)責(zé)人簽名。
8、整理檔案時(shí)是否需要撰寫整理說明，如何撰寫？
每年各類檔案整理完畢后應(yīng)當(dāng)撰寫一份綜合性的“檔案整理說明”，并放在檔案目錄之前一起裝訂。內(nèi)容包括：單位基本概況（主要職能、機(jī)構(gòu)設(shè)置情況等）、本年度主要工作、文件材料收集整理情況（各類文件材料的數(shù)量、分類整理方法、完整程度、特殊情況說明等等）。
9、區(qū)屬單位檔案可否提前移交區(qū)檔案館？
凡已經(jīng)列入?yún)^(qū)檔案館進(jìn)館范圍的單位，其檔案因場地和存放條件有限，可和區(qū)檔案館協(xié)商同意后，檔案可提前進(jìn)館。
10、區(qū)屬單位每年何時(shí)報(bào)送大事記？
區(qū)屬各單位應(yīng)于每年2月前，將上年度本單位發(fā)生的大事、要事編纂整理（附有關(guān)照片），報(bào)送區(qū)檔案館。
11、每年的檔案年末立卷檢查工作安排在何時(shí)進(jìn)行？
各單位檔案工作人員必須于每年4月之前將上年度紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)整理歸檔完畢。從2008年開始，區(qū)檔案局將于每年4月末采取登陸區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)的方式進(jìn)行全區(qū)檔案年末立卷檢查，根據(jù)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)各單位的檔案電子數(shù)據(jù)，對(duì)檔案整理情況進(jìn)行逐項(xiàng)考核，并隨機(jī)抽查部分單位歸檔紙質(zhì)文件整理情況。